Kasowy PIT od 2025 roku – na czym polega i kto może skorzystać?

Kasowy PIT od 2025 roku – na czym polega i kto może skorzystać?

Od 1 stycznia 2025 roku w polskim systemie podatkowym pojawiła się istotna nowość – tzw. kasowy PIT. Dla wielu przedsiębiorców to zmiana długo wyczekiwana i bardzo ważna. Na czym polega? W uproszczeniu: teraz podatek dochodowy zapłacisz dopiero wtedy, gdy faktycznie otrzymasz zapłatę od klienta. Wcześniej, według starych zasad, fiskus wymagał podatku już w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi, nawet jeśli pieniądze jeszcze nie wpłynęły na konto firmy. Wprowadzenie kasowego PIT ma ogromne znaczenie dla przedsiębiorców zmagających się z opóźnionymi płatnościami – pozwoli poprawić płynność finansową i uniknąć płacenia podatku od niezapłaconych faktur.

Czym jest kasowy PIT?
Kasowy PIT to nic innego jak metoda rozliczania podatku dochodowego na zasadzie kasowej, zamiast tradycyjnej memoriałowej. Oznacza to, że przychód powstaje dopiero w momencie, gdy klient ureguluje należność, a nie w chwili wystawienia faktury. Innymi słowy – podatek dochodowy odprowadzasz od faktycznie otrzymanych pieniędzy za sprzedany towar lub usługę. Analogicznie działa to po stronie kosztów: wydatki firmowe zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu dopiero wtedy, gdy za nie zapłacisz. Ta zmiana sprawia, że rozliczenia podatkowe lepiej odzwierciedlają rzeczywiste przepływy pieniężne firmy. Przedsiębiorca nie musi już finansować podatku z własnej kieszeni, czekając aż kontrahent zapłaci za fakturę.

W praktyce kasowy PIT eliminuje problem znany wielu małym firmom: dotychczas, jeśli sprzedałeś produkt lub wykonałeś usługę w danym miesiącu, musiałeś doliczyć przychód i zapłacić od niego podatek, nawet jeśli klient miał np. 30 czy 60 dni na zapłatę i jeszcze tego nie zrobił. Teraz podatek “dogoni” przychód dopiero w momencie wpływu środków. Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorca może spać spokojniej – nie będzie już sytuacji, że fiskus upomina się o podatek od pieniędzy, których firma jeszcze nie zobaczyła.

Dla kogo przeznaczony jest kasowy PIT?
Nowa forma rozliczenia podatku dochodowego jest dobrowolna i skierowana do określonej grupy przedsiębiorców. Kasowy PIT mogą wybrać przede wszystkim właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (prowadzący biznes samodzielnie, a nie w formie spółki) spełniający następujące warunki:

• Niewielka skala działalności – z kasowego PIT skorzystasz, jeśli Twoje przychody z działalności w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 1 miliona złotych (limit ten odpowiada mniej więcej 250 tys. euro). Dzięki temu rozwiązanie jest adresowane do małych firm, dla których każda złotówka płynności ma duże znaczenie. Nowo powstałe firmy również mogą wybrać tę metodę od razu na starcie – w ich przypadku oczywiście nie ma historii poprzedniego roku, więc limit przychodów dotyczy prognozowanej skali biznesu.
• Forma opodatkowania – kasowy PIT dostępny jest dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych według skali podatkowej (17%/32%) lub podatkiem liniowym 19%. Co ważne, także osoby płacące ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą skorzystać z metody kasowej. Innymi słowy, większość typowych form opodatkowania działalności jednoosobowej kwalifikuje się do kasowego PIT. (Wyjątek stanowią podatnicy CIT, czyli np. spółki z o.o. czy akcyjne – kasowy PIT dotyczy tylko osób fizycznych rozliczających PIT).
• Brak pełnej księgowości – z kasowej metody mogą skorzystać firmy prowadzące uproszczoną księgowość (podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu). Jeśli prowadzisz księgi rachunkowe (pełną księgowość), niestety nie możesz wybrać kasowego PIT. Na szczęście pełna księgowość obowiązuje głównie większe podmioty lub tych z przychodami powyżej określonego limitu euro – a więc takich, którzy i tak nie mieszczą się w limicie 1 mln zł.
• Zgłoszenie wyboru metody – aby skorzystać z kasowego PIT, przedsiębiorca musi złożyć odpowiednie oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego. Takie zgłoszenie składa się do 20 lutego danego roku podatkowego. Jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku, masz 20 dni od zakończenia miesiąca, w którym startujesz z biznesem, na zgłoszenie kasowej formy opodatkowania (albo do końca roku podatkowego, jeśli firmę zakładasz w grudniu). Ważne: wybór kasowego PIT obowiązuje przez cały rok podatkowy. Jeśli zechcesz z niego zrezygnować w kolejnym roku, również musisz zgłosić to do 20 lutego.

Warto dodać, że ustawodawca zastrzegł, iż metoda kasowa dotyczy przede wszystkim transakcji B2B (business-to-business), czyli rozliczeń między firmami. Sprzedaż na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) nie jest objęta kasowym PIT. W praktyce jednak przy transakcjach z konsumentami zapłata zwykle następuje od razu (np. gotówką lub kartą przy zakupie), więc i tak przychód powstaje w momencie sprzedaży. Jeśli jednak sprzedajesz usługi lub towary z odroczonym terminem płatności klientom indywidualnym, musisz pamiętać, że w tych przypadkach nie skorzystasz z metody kasowej – podatek musisz rozliczyć na zasadach ogólnych.

Jak działa kasowy PIT w praktyce?
Przyjrzyjmy się, jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego metodą kasową na przykładzie. Załóżmy, że Pan Jan, prowadzący niewielką firmę usługową, wystawił w marcu 2025 r. fakturę dla kontrahenta na kwotę 10 000 zł z terminem płatności 60 dni. Według tradycyjnych zasad (przed wprowadzeniem kasowego PIT) Pan Jan musiałby uznać te 10 000 zł za przychód marca i zapłacić od tego podatek dochodowy, mimo że pieniądze fizycznie jeszcze do niego nie trafiły. Teraz, po wyborze kasowego PIT, sytuacja wygląda inaczej: obowiązek podatkowy powstanie dopiero w momencie, gdy kontrahent faktycznie zapłaci. Jeśli więc klient ureguluje fakturę dopiero w maju, Pan Jan dopiero w maju uwzględni te 10 000 zł jako przychód do opodatkowania. Do czasu otrzymania zapłaty nie musi odprowadzać od tej kwoty podatku.

Analogiczna logika dotyczy kosztów uzyskania przychodu. Jeśli Pan Jan kupił materiały od dostawcy na kwotę 5 000 zł z płatnością za 30 dni, to zgodnie z kasowym PIT odliczy ten wydatek jako koszt dopiero w miesiącu, w którym faktycznie zapłaci dostawcy. W modelu memoriałowym mógłby ująć koszt już na podstawie otrzymanej faktury (nawet przed zapłatą), ale metoda kasowa wymaga rzeczywistego wypływu pieniądza z firmy, by uznać koszt. Oznacza to, że przedsiębiorca korzystający z kasowego PIT musi skrupulatnie śledzić, kiedy płaci swoje zobowiązania i kiedy otrzymuje należności, bo od tego zależy moment ujęcia przychodów i kosztów w rozliczeniu podatkowym.

Kasowy PIT znacznie poprawia sytuację firm, którym klienci płacą z opóźnieniem. Trzeba jednak pamiętać, że nie można odkładać rozliczenia podatku w nieskończoność. Ustawodawca wprowadził 2-letni limit odroczenia – jeżeli od daty wystawienia faktury miną dwa lata (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją wystawiono), a kontrahent wciąż nie zapłacił, to mimo braku zapłaty przedsiębiorca i tak musi rozpoznać przychód i zapłacić od niego podatek. Taki zapis chroni system przed sytuacją, gdzie podatek byłby odkładany bez końca. W praktyce dwa lata to dość długi okres – jeżeli klient nie zapłaci w tym czasie, prawdopodobnie i tak firma podjęłaby kroki windykacyjne albo spisała dług na straty. Mimo wszystko warto mieć świadomość tego ograniczenia: kasowy PIT daje oddech przy opóźnieniach, ale nie rozwiązuje problemu nieściągalnych należności w 100%.

Korzyści i ograniczenia
Jak każde rozwiązanie, kasowy PIT ma swoje plusy i minusy. Przed podjęciem decyzji o przejściu na ten system warto rozważyć korzyści, jakie może on przynieść Twojej firmie, oraz potencjalne ograniczenia czy obowiązki z nim związane. Oto najważniejsze z nich:

Korzyści kasowego PIT:

• Poprawa płynności finansowej – płacisz podatek dochodowy dopiero wtedy, gdy masz już pieniądze od klienta w ręku. Nie musisz już zamrażać własnych środków na zapłatę podatku od faktur, na które wciąż czekasz z płatnością.
• Mniejsze ryzyko podatkowe przy opóźnionych płatnościach – jeśli kontrahent spóźnia się z zapłatą, kasowy PIT chroni Cię przed koniecznością odprowadzenia podatku z własnej kieszeni. Podatek “dogania” dopiero zapłaconą fakturę, co jest bardziej sprawiedliwe dla przedsiębiorcy.
• Lepsze odzwierciedlenie sytuacji firmy – rozliczenia podatkowe stają się bardziej przejrzyste i odpowiadają rzeczywistym wpływom i wydatkom firmy. Łatwiej planować budżet i przewidywać zobowiązania podatkowe, bo są one ściśle powiązane z przepływami pieniężnymi.
• Ułatwienie dla startujących biznesów – nowi przedsiębiorcy, którzy dopiero budują bazę klientów i często czekają na pierwsze przychody, mogą od razu skorzystać z kasowego PIT. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której początkująca firma ma podatek do zapłacenia, zanim zdobędzie realne wpływy ze sprzedaży.

Ograniczenia i wyzwania:

• Limit przychodów i forma działalności – z kasowego PIT skorzystają tylko względnie małe firmy (przychody do 1 mln zł rocznie) prowadzone indywidualnie. Większe przedsiębiorstwa lub działające w formie spółek muszą pozostać przy standardowych zasadach. Jeśli Twoja firma szybko się rozwija i przekroczy limit, w kolejnym roku stracisz prawo do kasowego rozliczenia.
• Konieczność monitorowania płatności – przejście na metodę kasową wymaga starannego śledzenia, kiedy każda faktura została opłacona i kiedy sam uregulowałeś swoje zobowiązania. Księgowość staje się nieco bardziej skomplikowana, bo moment ujęcia przychodu/kosztu nie jest już równoznaczny z datą faktury. Trzeba pilnować terminów płatności i odpowiednio je dokumentować w księdze przychodów i rozchodów lub ewidencji. Dobra współpraca z biurem rachunkowym lub korzystanie z odpowiedniego oprogramowania jest tu kluczowe, aby niczego nie przeoczyć.
• Ograniczone odliczanie kosztów przy opóźnionej zapłacie – kasowy PIT może tymczasowo zwiększyć dochód do opodatkowania, jeśli opóźniasz płatności swoim dostawcom. Przykładowo, jeśli masz fakturę kosztową, której jeszcze nie opłaciłeś, nie możesz jej ująć w kosztach i obniżyć podatku, dopóki nie dokonasz zapłaty. W modelu memoriałowym taki koszt mógłby już pomniejszać podstawę opodatkowania. Zatem przedsiębiorcy, którzy korzystają z wydłużonych terminów płatności u dostawców, muszą pamiętać, że coś za coś – zyskali ulgę przy przychodach, ale stracili możliwość wczesnego rozliczenia kosztu.
• Sprzedaż konsumencka bez zmian – jeśli znaczną część Twoich przychodów stanowi sprzedaż dla klientów indywidualnych (B2C), kasowy PIT niewiele zmieni, ponieważ w tych transakcjach nadal obowiązują stare zasady. Co prawda przy sprzedaży detalicznej zapłata następuje zazwyczaj natychmiast, więc wszystko odbywa się “kasowo” z natury rzeczy. Jednak nie możesz odroczyć rozpoznania przychodu, jeżeli np. wystawiłeś paragon czy fakturę klientowi, który jeszcze nie zapłacił – takie przypadki dalej wymagają opodatkowania od razu.
• Termin zgłoszenia i trwałość wyboru – wybór kasowego PIT trzeba zgłosić w określonym terminie (do 20 lutego danego roku). Przeoczenie terminu oznacza, że w tym roku pozostaniesz na dotychczasowych zasadach opodatkowania. Ponadto decydując się na metodę kasową, obowiązuje Cię ona przez cały rok podatkowy. Zmiana zdania możliwa jest dopiero od następnego roku (również po zgłoszeniu do 20 lutego). Wymaga to zatem pewnego planowania i przewidywania, czy ta forma będzie dla Ciebie opłacalna w nadchodzącym roku.

Podsumowanie
Kasowy PIT to korzystne rozwiązanie dla drobnych przedsiębiorców, które może znacząco ułatwić życie tym, którzy borykają się z opóźnionymi płatnościami od kontrahentów. Dzięki nowym przepisom podatek dochodowy staje się bardziej “ludzki” – dostosowany do realiów biznesu, w którym pieniądze nie zawsze spływają od razu. Czy warto skorzystać z kasowego PIT? To zależy od specyfiki Twojej działalności. Jeśli często czekasz na zapłatę od klientów i zależy Ci na poprawie płynności, prawdopodobnie tak. Jeżeli jednak większość Twoich klientów płaci od razu, a dostawcom regulujesz faktury natychmiast (lub np. działasz głównie B2C), zmiana może nie przynieść dużej różnicy, a wymaga dodatkowej skrupulatności.

Warto przeanalizować indywidualną sytuację firmy lub skonsultować się z doradcą podatkowym, zanim podejmiesz decyzję. Pamiętaj, że kasowy PIT jest dobrowolny – to narzędzie, z którego możesz skorzystać, ale nie musisz. Najważniejsze, aby wybrać taką formę rozliczeń, która jest najkorzystniejsza dla Ciebie i pozwoli Ci spokojnie prowadzić biznes.

Potrzebujesz pomocy w podjęciu decyzji lub we wdrożeniu kasowego PIT w swojej firmie? Chętnie pomożemy!

Skontaktuj się z nami – nasze BIURO RACHUNKOWE U KOWALSKICH KIELCE zapewni Ci fachowe doradztwo i kompleksową obsługę księgową.

ZADZWOŃ DO NAS POD NUMER +48 41 333 61 60, aby uzyskać więcej informacji lub umówić się na konsultację.

Powierzając nam sprawy podatkowe, zyskasz pewność, że Twoje rozliczenia są w dobrych rękach, a Ty sam możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu.