Kluczowe zmiany w KSeF i kasach fiskalnych – lipiec 2025 dla przedsiębiorców

Kluczowe zmiany w KSeF i kasach fiskalnych – lipiec 2025 dla przedsiębiorców

W lipcu 2025 roku przedsiębiorcy w Polsce stanęli przed istotnymi nowościami w zakresie fakturowania elektronicznego i kas rejestrujących. Sejm przyjął ustawę upraszczającą Krajowy System e-Faktur (KSeF), wprowadzając tryb offline i inne ułatwienia, co przygotowuje grunt pod obowiązkowe e-fakturowanie w 2026 roku. Jednocześnie od 1 lipca weszły w życie nowe rozporządzenia dotyczące kas fiskalnych, ujednolicające zasady dla urządzeń tradycyjnych i wirtualnych.

Postęp w wdrożeniu KSeF

Sejm 25 lipca 2025 przyjął nowelizację ustawy o VAT, która upraszcza KSeF poprzez wprowadzenie opcji pracy offline i zmniejszenie biurokratycznych obciążeń dla firm. System ma umożliwić generowanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, co usprawni rozliczenia VAT i wymianę danych z urzędem skarbowym. Obowiązkowe stosowanie KSeF planowane jest od lutego 2026 dla dużych podmiotów, z możliwością wcześniejszego pobierania certyfikatów od listopada 2025. Przedsiębiorcy powinni już teraz sprawdzić kompatybilność swoich systemów księgowych, aby uniknąć problemów w rozliczeniach miesięcznych i kwartalnych.

Dla małych firm zwolnienie z VAT utrzymano na poziomie 200 tys. zł obrotu w 2025, ale od 2026 wzrośnie do 240 tys. zł, co daje więcej swobody w ewidencjonowaniu sprzedaży. Nowe przepisy pozwalają podatnikom przekraczającym 200 tys. zł w 2025, ale nie więcej niż 240 tys. zł, skorzystać ze zwolnienia w kolejnym roku. To rozwiązanie wspiera rozwój mikroprzedsiębiorstw, szczególnie w branżach usługowych i handlowych.

Nowe zasady dla kas fiskalnych

Od 1 lipca 2025 dwa rozporządzenia Ministra Finansów regulują korzystanie z kas rejestrujących, w tym tych w formie oprogramowania. Zrównano status e-paragonów z paragonami drukowanymi, co ułatwia sprzedaż detaliczną i eliminuje potrzebę drukowania w wielu przypadkach. Przedsiębiorcy muszą dostosować kasy do nowych wymagań technicznych, w tym fiskalizacji i serwisowania, pod groźbą kar administracyjnych.

Zmiany obejmują wszystkie branże sprzedające na rzecz konsumentów, niezależnie od skali działalności. Firmy korzystające z kas wirtualnych zyskują ujednolicone procedury wyrejestrowania i raportowania, co minimalizuje błędy w ewidencji VAT. W lipcu terminy płatności VAT za czerwiec (22 lipca) i deklaracji CIT-8 (31 lipca) zbiegły się z tymi adaptacjami, podkreślając potrzebę szybkiej reorganizacji procesów księgowych.

Terminy i praktyczne wskazówki

Kluczowe daty w lipcu to 20-21 lipca na zaliczki PIT/CIT, 25 lipca na deklaracje oraz 31 lipca na rozliczenia półroczne. Obniżka odsetek podatkowych od 3 lipca, wynikająca z decyzji RPP NBP, zmniejsza koszty zaległości do 200% stawki lombardowej plus 2 punkty procentowe. Przedsiębiorcy powinni zweryfikować zgodność z klauzulą rzeczywistego właściciela w transakcjach międzynarodowych, zgodnie z objaśnieniami MF z 3 lipca.

Wdrożenie tych zmian wymaga aktualizacji oprogramowania i szkoleń personelu. Biura rachunkowe zalecają audyt procesów przed końcem kwartału, aby uniknąć sankcji. Długoterminowo KSeF i nowe kasy fiskalne poprawią transparentność rozliczeń, wspierając cyfrową transformację firm.